¿Cuántas veces has repetido «es que no tengo tiempo», «no hice ejercicios porque estuve súper ocupada», «me la paso estresada porque siempre estoy full de tareas y no tengo tiempo para mí»? Quizás un par de veces.
Una de las cosas que más me costó al iniciar mi emprendimiento fue el tema de la organización y el enfoque. Estaba tan entusiasmada por hacer todo que nunca iniciaba tan siquiera una actividad, súmale a eso que debía seguir cumpliendo con mi trabajo en la agencia digital.
Así que decidí buscar soluciones para que el día fuese más productivo tanto en la agencia como en mi emprendimiento. Fue así que empecé a emplear un par de tips que me han funcionado y los empleo cada que me pregunto cómo alcanzar mis objetivos diarios.
Toma nota y ejecuta estos consejos sobre cómo organizar mi tiempo diario. ¡Te aseguro que te servirán!
Planifica en agenda física o digital
Por más que pensemos que tenemos una excelente memoria por recordar algo que sucedió hace 5 años o por recordar los cumpleaños de nuestras amigas, no quiere decir que la memoria no va a fallarnos en algún momento.
Es sumamente importante que no te confíes y que apuntes todo, desde las actividades rutinarias, las actividades en el hogar hasta los pendientes del estudio o trabajo.
Sería ideal que armes tu lista de tareas semanales cada domingo, esto te permitirá tener un mayor control de tus días. Ahora bien, si eso no es posible, comienza agendando los pendientes del día a día, lo puedes hacer la noche anterior o por la mañana de ese día. Apunta todo lo que venga a tu cabeza y ya luego vas ordenando y priorizando.
Cuando digo que anotes todo me refiero a que escribas también las actividades diarias más pequeñas como: sacar la basura, pasear a tu mascota, hacer el almuerzo, 20 minutos de ejercicios. ¡TODO!
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Las mejores apps de gestión de tareas para una mejor organización
Si te decides por una organización digital te recomiendo usar estas apps, con un buen uso y enfoque lograrás cumplir todas tus tareas.
Trello
Es mi App favorita, es la que uso tanto en la laptop como en el teléfono, funciona bien en Iphone y Android. Esta app te permite gestionar proyectos, crear listas de tareas, agregar alertas, agregar comentarios, ordenar con etiquetas y compartir tableros con tu equipo de trabajo.
Google Calendar
Para usar esta maravillosa aplicación te será suficiente tener una cuenta Gmail. También es posible usar desde tu equipo Android, iOS y laptop, tiene un montón de funciones que te resultarán útiles a la hora de organizar el día. ¡Es increíble!
TickTick
Esta es una aplicación bastante sencilla de usar, es perfecta para crear listas para cada uno de los ámbitos de tu vida diaria, por ejemplo, podrás crear una lista para trabajo, otra para universidad, compras, hogar, etc. Es indispensable que crees alertas y recordatorios.
Organiza y prioriza tus actividades
Ha llegado la hora de hacer una revisión honesta y realista de la lista de tareas que has creado para luego dividir por lotes, el objetivo es priorizar las tareas: urgentes, difíciles, de trabajo y personales. Usa colores, stickers, etiquetas y resaltadores. Así es como priorizo mis tareas, adicional les agrego a un lado las horas a las que empezaré y terminaré dichas actividades.
Una vez ya tengas estas casillas es hora de empezar. El día debemos iniciarlo con una rutina de relajación, ejercicios, meditación o cualquier otra actividad que te permita empezar el día con la mejor actitud y mucha energía.
Empieza por lo urgente y lo más difícil
Es hora de empezar con las actividades más urgentes, esas que no pueden esperar a la tarde y que deben solucionarse justo en la mañana, luego continua con las actividades difíciles, con las que requieran más energía y mayor concentración. De acuerdo a estudios, realizar las actividades más complicadas por la mañana nos permite tener una tarde libre de estrés y más amena.
Establece cuánto tiempo te tomará hacer cada actividad, de nada vale apuntar 10 tareas por hacer, cuando el tiempo solo te alcanzará para 4 máximo. ¡Sé realista!
Si las actividades que tienes pendiente en el día requieren traslado de un lugar a otro, debes tener en cuenta ese tiempo y agregarlo también a la organización diaria.
Programa las tareas, usa alertas o alarmas
Esta es otra muy buena respuesta a la pregunta de cómo organizar mi tiempo y mi vida: usa recordatorios para cumplir todas tus actividades. Si tienes una app de organización bastará con activar las alarmas y establecer el tiempo estimado para llevar a cabo cierta tarea. Si usas agenda física apóyate en tu teléfono y programa las alarmas.
Una vez que finalices la tarea recuerda tachar o subrayar, esto motivará a tu cerebro y te sentirás más satisfecha de haber logrado gran parte de tus pendientes.
Delega tareas
Este punto te servirá si eres líder, coordinadora o tienes tu propio emprendimiento. A veces nos resulta complicado confiar en el trabajo que puedan hacer otros, a menudo solemos pensar: «Tal vez Pepita no sepa hacer esta actividad como corresponda, mejor la hago yo y ella que haga una tarea más fácil».
¡Evita ese pensamiento! Confía en tu equipo, indaga sobre cómo trabajar en equipo, rodéate de personas que estén dispuestas a aprender, a dar el 100 de sus conocimientos. Esto te ayudará a ti y a las personas que te rodean, ellos se sentirán valiosos.
Aprende a decir «NO»
Si ya has organizado tu agenda, ya tienes los tiempos full y además un motón de cosas por hacer, ¿por qué decir SÍ a otra tarea cuando realmente no tienes el tiempo? Evita hacer «favores» o ayudar a otros cuando tú te tienes que ayudar a ti misma.
Establece tus límites desde un inicio, no hagas horas extras gratis por miedo a un despido. No le hagas la tarea a otros compañeros y mucho menos digas «sí» a todas las cargas extras que otros quieran poner sobre ti.
Evita las reuniones largas y poco necesarias
Cómo hacer teletrabajo efectivo: hemos entrado oficialmente en la era del teletrabajo, por lo que es bastante común tener reuniones más a menudo con nuestros jefes, compañeros de trabajo, clientes o empleados. ¿Pero es realmente necesario hacer 2 o más reuniones diarias? De hecho, ¿es necesario establecer reuniones a diario cuando existen otros medios de comunicación también directos?
Si sueles perder tiempo valioso en reuniones y está en tus manos solucionar esa situación, te recomiendo establecer reuniones máximo de 30 minutos y que vayan directo al grano. Podrías preparar un temario y adjuntarlo el día anterior vía correo electrónico o minutos antes de la reunión para adelantar los procesos y lograr una reunión productiva.
Evita y elimina las distracciones
El mayor distractor de estos tiempos es el celular y las redes sociales. Algo que me ha funcionado bastante bien para no distraerme es desactivar las notificaciones del celular, solo dejo activas las del correo y WhatsApp.
Establece tiempos para usar el teléfono, por ejemplo, podrías establecerte la meta de revisar las redes sociales 3 veces al día por 30 minutos. Otra muy buena opción que le ha funcionado a amigas cercanas es revisar el teléfono, las notificaciones y redes sociales cada 2 horas por 15 minutos.
Si estás en una oficina evita distraerte hablando con tus compañeros de trabajo o si estás trabajando en casa evita hablar con tus familiares, a menos que sea súper necesario. Respeta tu horario laboral. Al igual puedes fijar tiempo para distraer tu mente y divertirte con ellos.
Ten enfoque
Recuerda que tu propósito es lograr tener una mejor organización que te permita culminar todo a tiempo y luego poder estar libre para tus actividades personales. Entonces, cada vez que quieras dejar de hacer una actividad por ir a revisar el celular o por ver al pajarito que acaba de pasar volando por la ventana, recuerda cuál es tu propósito y ten enfoque. Poco a poco irás logrando el habito de concentración.
Toma descansos
Somos seres humanos, no máquinas. Descansa 15 minutos cada 60 minutos, levántate del puesto de trabajo, camina, estírate, medita, haz respiraciones profundas, toma agua y echa un vistazo por la ventana. Esto evitará que te agotes pronto y le vendrá bien a tu mente y cuerpo.
Respeta tu espacio personal
Una regla esencial es respetar tus tiempos, si has establecido que trabajarás de ocho de la mañana a cinco de la tarde, así debe ser. No sacrifiques tu tiempo personal por terminar alguna tarea adicional. Respétate, valórate y disfruta tus ratos libres.
¿Qué otro consejo compartirías con nosotras que te haya funcionado en tu organización? Cuéntanos 🙂